विषय प्रवेश
बिज्ञापन
सार्बजनिक निकायमा काम गर्ने उच्च पदस्थ व्यक्तिको कार्यालय समयमध्ये के कति समय बैठकमा बिताउँनु पर्छ होला ? बैठकका लागि तोकिएको स्थानमा पुगेर पनि बैठक शुरु नभएको कारण के कति समय कुर्नु परेको होला ? निज बैठकमा गएको वा बसेको कारण अरुले के कति समय कुर्नमा लगाए होलान ? यस्ता बैठकहरूमध्ये के कति बैठक उत्पादनमूलक बने होलान ? कति गर्नै पर्ने र के कति नगर्दा पनि हुने बैठक थिए होलान ?
बिज्ञापन
हामीकहाँ सार्वजनिक निकाय वा संस्थामा बैठकमै के कति समय खर्च भयो भनेर गणना गर्ने अभ्यास भएजस्तो लाग्दैन् । तोकिएको कामका लागि कतिओटा बैठक बस्नु पर्थ्यो र के कति बैठक बसे भनेर हेर्ने, अध्ययन गर्ने र विश्लेषण गर्ने अभ्यास छैन् । साथै बैठकको अवधि पनि के कति हुनुपर्छ भन्नेमा एकरूपता छैन् । बसेका बैठकमध्ये के कति उत्पादनमूलक भए र के कति अनुत्पादनमूलक भए भनेर छुट्याउने काम त अझ परको विषय भयो ।बैठककै कारण एउटाले कुर्ने र अर्कोलाइ कुराउने कार्य नियमितता जस्तो भइसक्यो । यहि कारण मुलुकको के कति समय खर्च भएको होला ? साथै यसको असर वा प्रभाव सेवा प्रवाहमा के कति मात्रामा परेको होला ?
यहाँ कसले कुर्नुपर्यो वा कसले कसलाइ कुरायो भन्दा पनि के कति समय व्यर्थ गयो वा अनुत्पादक भयो भन्ने हो । एकठाउँमा कुर्नेले अर्को ठाँउमा अरु कसैलाइ कुराइरहेको पनि हुनसक्छ । यो त आफैमा अर्डरको रूपमा रहने देखियो । यसरी कुर्ने कुराउनेमा राजनीतिज्ञ, प्रशासक, डाक्टर, इन्जिनियर, प्राध्यापक, शिक्षक जो कोही पनि हुन सक्छन् ।
बिज्ञापन
बैठककै कारण समय खर्च भयो भनेर के यसलाइ नगर्दा हुन्छ त ? बन्दै गर्न सकिन्छ त ? संगठनमा शायद बैठक चाहिन्छन होला । तर बैठककै कारण अहिले खर्च भइरहेको कुर्ने र कुराउने समय कम सकिन्छ कि ? यसैगरी कम भन्दा कम समयमा अहिलेका भन्दा उपलब्धिमूलक बैठक गर्न सकिन्छ कि ? एकपटक सबैले सोच्ने कि ।
जिप्पीया डट कम (www.zippia.com/advice/meeting-statistics/) अनलाइन पोर्टलमा दिइए अनुसार अमेरिकामा प्रत्येक हप्ता लगभग ५५ मिलियन बैठक हुन्छन्, जुन प्रति दिन सरदर ११ मिलियन र वार्षिक रूपमा सरदर एक बिलियन हुन आउँछ । प्रति हप्ता बैठकमा बिताउने समय सरदरमा ३ घण्टा हुन्छ जहाँ ३० प्रतिशत भन्दा बढि कर्मचारीले प्रति हप्ता सरदरमा ५ घण्टा बैठकमै बिताएका हुन्छन् । एउटा संगठनले आफ्नो काम गर्ने समयको लगभग १५% समय बैठकमा खर्च गरेको हुन्छ । सोमध्ये ७१% बैठकहरु अनुत्पादनमूलक देखिएको पाइयो । यस पोर्टलले त वार्षिक सरदरमा ३७ बिलियन युएस डलर यस्ता अनुत्पादकमूलक बैठकका कारण गुमेको उल्लेख गरेको छ ।
यसैगरी www.ambitionsaba.com/resources/time-wasted-in-meetings ले कार्यकारीको प्रति हप्ता सरदरमा २३ घण्टा समय बैठकमा सकिन्छ भनेर उल्लेख गरेको छ । साथै व्यवस्थापनमा संलग्नमध्ये लगभग ७१ प्रतिशतले बैठक अनुत्पादनमूलक भएको ठाने । बैठकमा प्रयोग भएको समयमध्ये लगभग ५० प्रतिशत समय एजेण्डाभन्दा बहिरका विषयमा खर्च हुने गर्दछ । अन्य दस्तावेजमा पनि सबै बैठक उपलब्धिमूलक बन्न नसकेको विवरण पाउन सकिन्छ ।
समयको सदुपयोगका सम्बन्धमा विकसित मुलुकका कार्यकारी, तहाँका संगठन र जनशक्ति सचेत छन् । उनीहरु बाटोमा हिंड्दा पनि छिटो छिटो हिंडछन् । समय पालनामा अनुशासित छन् । यस्तो अवस्थामा त बैठकका नाममा त्यतिका समय र खर्च लाग्ने रहेछ । कम विकसित मुलुक, जहाँ समय पालनामा उच्च स्तरको संवेदनशिलतामा कमी छ, तहाँ बैठकमा के कति समय र खर्च अनुत्पादनमूलक बनेको होला ?
के बैठक बस्नै पर्छ र ?
सार्वजनिक वा सामुदायिक निकाय वा संघ संस्थामा बैठक गभर्नेन्सको अभिन्न अङ्ग नै हो । यसको आवश्यक छ । बैठक नहुने भन्ने अवस्थाको अनुमान गर्न सकिन्न होला । कतिपय विषयहरुमा साझा धारणा बनाउन, गर्नुपर्ने कामलाई बैधता दिन, सामूहिक भावना विकसित गर्न गराउन, विषयवस्तु माथी गहिरो विश्लेषण गरी समाधानका उपाय खोजी गर्न बैठकको आवश्यकता पर्छ । विषयवस्तुमाथि गहिरो अध्ययन गरी इभडेन्ससहितको विश्लेषणबाट उपाय खोजी गर्न पनि बैठक चाहिन्छ । यस्ता बैठककले निर्णयमा सामूहिकताको भावना अवलम्बन गर्न सहयोग गर्छ नै ।
बैठकका सम्बन्धमा खास समस्या के हो त ?
हामी कहाँ आवश्यक्ता भन्दा धेरै बैठक भए भन्ने छ । राम्रो तयारी नगरिकन बैठक बस्ने गर्दछ । आयोजक एवम् सहभागी दुबैले कम तयारी वा तयारी नगरिकन बैठकमा जाने आम प्रवृत्ती देखिन्छ । एजेन्डा भन्दा बाहिरका विषयमा बोल्ने एवम् धेरै लामो बोल्ने समस्या छन् । यस्ता कार्यले बैठक नै किन चाहियो भन्ने स्तरमा पुर्याएको छ । नागरिक र स्वयम् कर्मचारीमा बैठकप्रति नकारात्मक धारणा विकसित गराएको छ ।
आमरुपमा बैठकहरु विषय केन्द्रित हुन नसकेको जग जाहेर नै छ । अधिकाँश वक्ता लामो लामो बोल्छन् । समयमा बैठक सञ्चालन हुन नसक्दा समयमै आउने सहभागीले सजाय पाए जस्तो महसुस गर्नुपर्ने अवस्था छ । कुनै एकको कारण अन्य सहभागीले लामो समय कुर्नुपर्ने बाध्यता छ ।
एकातिर बैठककै कारण अनावश्यक रुपमा कुर्नुपर्ने, अर्कोतिर सेवाग्राहीको सेवा अवरुद्ध हुने कार्यले समग्र सेवा प्रवाह प्रभावित भएको छ । नागरिकले बैठककै कारण यस्तो भएको धारणा बनाएका हुनसक्छन् । आफ्नो वर्किङ स्टेशनमा नभेटिने सबैलाइ बैठकमा गएकै कारण यस्तो भएको धारणा आम नागरिकले बनाई रहेका छन् ।
कुनै कुनै परिस्थितिमा तोकिएकै समयमा बैठक सञ्चालन हुन नसक्ला, सो अपबादको रुपमा रहन सक्छ । तर हामीकहाँ बैठक समयमा सञ्चालन गर्न नसक्ने अनि नेपाली टाइम यस्तै हो भन्ने भाष्य बनाउने गरिएको छ । यस्ता समस्या आयोजक, बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्ति र सहभागीकै कारण आएका हुन । विधि प्रकृया नबनाएर आएका हुन ।
बैठकका सम्बन्धमा देखिएका यस्ता समस्या रोक्नै नसकिने हो त ?
बैठक सम्बन्धी माथि उल्लेख गरिएका र यस्तै अन्य नकारात्मक प्रवृत्ती रोक्नै नसकिने भन्ने त होइन । यसका लागि बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्ति र बैठक सम्बन्धी तयारी गर्ने दुवै पक्ष अत्यन्त संवेदनशिल बन्नुपर्छ । सहभागी पनि उत्तिकै मात्रामा जिम्मेवार हुने भएकेले यीनको भूमिकामा पनि सुधार चाहिन्छ । अपवादमा बाहेक बैठकहरू तोकिएकै समयमा सञ्चालन गर्ने संस्कार बसाल्नुपर्छ । आवश्यक तयारी गरेरमात्र बैठक बस्नुपर्छ ।
यसमा सुधार गर्न सर्बप्रथम बैठकसम्बन्धी केहि मूलभूत पक्षहरूमा ध्यान केन्द्रित गर्नु आवश्यक छ । कतै हामी चाहिने भन्दा बढि संख्यामा बैठक राखेका त छैनौ ? पहिलो प्रश्न बैठक कति राख्यौं भन्ने हो ? बसेका बैठक कति उपलब्धीमूलक भएका छन् त ? हामी एजेण्डामा आधारित भई कति छलफल गरेका छौं त ?
सामान्यतया ३० मिनेटसम्मको बैठकमा सहभागीहरूको ध्यान विषयवस्तुमा केन्द्रित हुन्छ । सोभन्दा लामो समयमा लागि बैठक लम्बिएमा सहभागिता क्रमश घट्न शुरु गर्छ भन्ने जानकारी अनुसन्धानबाट पाइएको छ । पहिलो १५ मिनेटसम्म सहभागीहरुमध्ये ९१ प्रतिशतले बैठकका विषयवस्तुमा ध्यान केन्द्रित गर्छन । यस्तो सहभागीको हिस्सा ८४% मा झरिसक्छ यदि बैठक ३० मिनेटसम्म लम्बिएमा । बैठक जति लामो बन्दै जान्छ सहभागीको सहभागिता सोहि मात्रामा क्रमशः घट्न सक्छ ।
सामान्यतया ४५ मिनेट अवधिसम्मको बैठकलाइ राम्रो मानिन्छ । किनकी यस अवधिसम्म तीन चौथाइ सहभागीहरूले बैठकका विषयवस्तुप्रति आफ्नो ध्यान केन्द्रित गरिरहेका हुन्छन् । ४५ मिनेट मै बैठक नसकिए पनि यसलाइ एकघण्टा भन्दा बढि समयका लागि यसलाई लम्ब्याउनै हुँदैन । किनकी एक घण्टासम्मको बैठकमा कुल सहभागीमध्ये लगभग ६४% को सहभागिता बैठकका एजेण्डामा केन्द्रित हुन्छ भन्ने गरिन्छ । तसर्थ हाम्रो सन्दर्भमा विषयवस्तु हेरेर ३० मिनेटदेखि ६० मिनेटसम्ममा बैठक सक्ने व्यवस्था अवलम्बन गर्नु उपयुक्त देखिन्छ ।
यस अवधिमा बैठक सम्पन्न गर्न आयोजकले राम्रोसँग तयारी गर्नुपर्छ । एजेण्डा, छलफलका विषयवस्तु र अपेक्षित उपलब्धी बैठकभन्दा अगाडी तयारी गर्नुपर्छ, बैठकका सहभागीहरूलाइ पठाउनुपर्छ । सहभागीले पनि अध्ययन गरेर मात्र बैठकमा सहभागी हुनुपर्छ । बोल्नैका लागि बोल्नु पर्ने स्वभाव छोड्नुपर्छ । हरेकले ‘टक अलवेयज लेस म्यान नेसेसरी’ भन्ने धारणालाई आत्मसात गर्नुपर्छ । लिखित नोट तयार गर्ने एवम् संक्षिप्तमा बोल्ने संस्कार विकास गर्ने, सम्बोधनमा समय खर्च नगर्ने, अरुको भनाईमा सहमती जनाउन सक्ने जस्ता संस्कार विकास गर्नुपर्छ ।
बैठक प्रभावकारी हुनका लागि बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्ति र तयारी गर्ने समूहको भूमिका महत्वपूर्ण हुन्छ । बैठकको अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिमा बैठकका आधारभूत प्रकृयाका बारेमा जानकार हुनुपर्ने मात्र होइन, सचेत हुनु पनि उत्तिकै आवश्यक छ । बैठकको उद्देश्य के हो ? अर्थात कुन उद्देश्य पूरा गर्नका लागि बैठक राख्न खोजिएको हो ? बैठकका एजेण्डा के कति छन् ? के कसरी तय गरिएका छन् ? बैठकका सहभागी एवम् सदस्यहरु को को हुन् ? बैठकको अध्यक्षता गर्ने र तयारी गर्ने समूहले यी यस्तै प्राविधिक विषय क्षेत्रमा गर्नुपर्ने स-साना कार्यको टिपोट (चेकलिष्ट) बनाउनुपर्छ ।
बैठकलाई प्रभावकारी बनाउन माथिका विषयका साथमा देहायका विषयमा ध्यान पुर्याउनुपर्छ । सर्बप्रथमत यसलाइ तीन चरणमा बाँडेर सोहि बमोजिम तयारी गर्नुपर्छ । यी तीन चरणलाइ बैठक पूर्व तयारीको चरण, बैठक संचालनको चरण र बैठक पश्चातको चरण भनेर बाड्न उपयुक्त हुन्छ ।
- बैठक पूर्व तयारीको चरण
- बैठकको एजेण्डा तय गर्ने ।
- बैठकको एजेण्डा पुगे नपुगेको एकिन गर्ने ।
- बैठक बस्ने स्थान र समय एकिन गर्ने ।
- सदस्यहरुलाई निमन्त्रणा पठाउने । विज्ञ वा अन्य कुनैलाइ आमन्त्रण गर्नु पर्ने भएमा सो नाम पनि एकिन गर्ने ।
- पत्र वा निमन्त्रणा पुगे नपुगेको फ्लोअप गर्ने । सदस्य उपस्थित हुन सक्ने नसक्ने अवस्था एकिन गर्ने ।
- बैठकमा बसाइ व्यवस्थापन एवम् वितरण गरिने सामग्री, खाजा र अन्य व्यवस्थापकिय पक्षहरूको बारेमा आवश्यक तयारी गर्ने ।
- बैठकमा विषयहरू टिपोट गर्ने जिम्मेवारी तोक्नुपर्ने ।
- बैठकको विषयसँग सम्बन्धित विषयमा आवश्यक विवरण सङ्कलन गर्नुपर्ने । त्यसको बारेमा जानकार हुनुपर्ने । अघिल्लो बैठक भएको भएमा सोको प्रगति विवरण तयार गर्नुपर्ने ।
- बैठकमा प्रस्तुतीकरण गर्नुपर्ने विषय भएमा सोको तयारी र प्रस्तुतिकरणको जिम्मेवारी तोक्नुपर्ने ।
- बैठकको अपेक्षित उपलब्धीका बारेमा स्पष्ट हुनुपर्ने ।
- बैठकबाट हुनुपर्ने सम्भावित निर्णयहरुको मस्यौदा तयार गर्नुपर्ने ।
- बैठकको समयमा पालना गर्नुपर्ने विषयहरु
- आयोजक तोकिएको समयभन्दा अगाडी नै बैठक हुने स्थानमा पुग्नुपर्ने ।
- प्रस्तुतिकरण गर्नुपर्ने विषयहरू भएमा कम्प्यूटर, डिस्प्ले बोर्ड आदिलाइ बैठक शुरू हुन अगाडि नै परीक्षण गरी तयारी अवस्थामा राख्नुपर्ने ।
- बैठकका सदस्य एवम् सहभागीहरुसँग आयोजकले शिष्टाचार निर्वाह गर्नुपर्ने ।
- तोकिएकै समयमा बैठक संचालन गर्नुपर्ने ।
- अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिले शुरुमा बैठकमा स्वागत, बैठकको उद्देश्य, प्रकृया, अपेक्षित उपलब्धी र समयको बारेमा स्पष्ट पार्नुपर्ने । बैठकको प्रकृया र समयका बारेमा विशिष्ट रूपमा जानकारी गराउनु पर्ने ।
- अध्यक्षता गर्ने व्यक्तिले बैठकको एजेण्डा प्रस्तुत गर्ने ।
- हरेक एजेण्डा प्रस्तुत गरिसकेपछि सहभागीहरुलाई छोटकरीमा आफ्नो मत राख्न अनुरोध गर्ने ।
- बैठकका सहभागीले बोलेको समयमा हतार छ भनेर निजलाइ रोक्नु भन्दा सहजीकरण गर्नुपर्ने ।
- बैठकको क्रममा बीचमा आइस ब्रेकर राख्ने, जसबाट बैठक स्मुथ रूपमा अगाडि बढ्न सकोस । अध्यक्षले संक्षिप्तमा आफ्ना कुरा राख्ने र अन्य सहभागिहरूलाइ पनि सोहि अनुसार गर्न उत्प्रेरित गर्ने । सहजिकरणको क्रममा सहभागीहरूलाइ एजेण्डामा केन्द्रित हुन अनुरोध गर्नुका साथै एजेण्डामा ल्याउने ।
- बैठकको निर्णयको मस्यौदा अध्यक्षले एक आपसमा सल्लाह गरी तय गरेर सचिवालय वा निर्णय तयार गर्ने समूहलाई जिम्मा दिने । यसलाइ सँगै बसेको सचिवालय समूहका कम्प्यूटरमा तयार गर्न सके अझ राम्रो ।
- समयको बारेमा सबैलाइ समय समयमा जानकारी दिने ।
- अन्तमा बैठकको निर्णय तयार गरी सदस्यहरुलाई अध्ययन एवम् पृष्ठपोषणका लागि दिने । सम्भव भएसम्म सोहि दिनमा नै माइन्यूट तयार गरेर हस्ताक्षर गराउने । सोही बैठकमा निर्णय तयार गर्न नसक्ने अवस्था भएमा सैद्धान्तिक रुपमा सहमती जनाउने वातावरण तयार गरेर मात्र पृष्ठपोषणका लागि पठाउने । पृष्ठपोषण प्रदान गर्नका लागि समय तोक्ने र उक्त सुझाव पश्चात निर्णय प्रमाणिकरण गरी सबैलाइ पठाउने ।
- बैठकको अन्तमा अध्यक्षले संक्षिप्तमा निर्णयको सारांश सुनाई धन्यवाद सहित बैठकको समापन गर्ने ।
- बैठक पश्चात
- प्रमाणित निर्णय अभिलेखमा राख्ने ।
- निर्णयको वस्तुस्थिति हेरी सार्वजनिक जानकारीमा ल्याउने ।
- निर्णय कार्यान्वयनका लागि लेखि पठाउने ।
- निर्णय कार्यान्वयन गर्नका लागि आवश्यकता अनुसार कार्ययोजन बनाइ सोको निरन्तर फलोअप गर्ने व्यवस्था मिलाउने ।
माथिका कामहरू गर्न सके बैठक अवश्य पनि प्रभावकारी बन्न सक्छन् । तर हाम्रा बैठक किन भइरहेका छैनन त ॽ कतै हामी यो सानो काम त हो नि भन्ठानेर आवश्यक तयारी नै नगरिकन बैठक त बसिरहेका त छैनौ ॽ
स्टेभेन बार्टलेटले सन् २०२३ मा ‘द डायरी अफ अ सिइओ’ पुस्तक प्रकाशन गरे । यस पुस्तकमा व्यक्तित्व विकास, अन्य व्यक्तिसँगको सम्बन्ध, पेशागत विकासमा सहयोग पुग्ने खालका ३१ ओटा नियमहरु सुझाइएका छन् । उनले साना काम गर्न पनि सजिलो छ, नगर्न पनि सजिलो छ भनेका छन् । मलाई यो सानो काम गर्न र नगर्न उत्तिकै सजिलो छ भन्ने वाक्यले अत्यन्त छोयो । हरेक साना काम जसले गर्दै जान्छ उक्त काम जोडिएर ठूलो नतिजा बन्ने हो । साना काम नगर्दा तत्काल केही असर देखिंदैन । अवस्थामा तात्विक भिन्नता आउदैन तर जुन दिन थाहा हुन्छ अनि ढिलो हुन्छ । एकै दिनमा ह्वात्तै ठूलो काम हुने होइन ।
अनि मलाई लाग्यो हाम्रा बैठकहरु प्रभावकारी बन्न नसक्नुका पछाडी यहि साना काम नगरेर नै होला जस्तो लाग्छ । एउटा बैठक चलाउने त हो नि भन्ने प्रवृत्ती हामीमा छ । यस्ता कुरा थाहा छँदैछ भन्ने मान्यताले पनि काम गरेको हुन सक्छ । यस्ता कारणहरूले गर्दा बैठकहरु समयमा शुरु नहुने, एजेण्डामा फोकस नहुने, सहभागीले लामो लामो बोल्ने कार्यहरु भइरहेका छन् । आयोजकको राम्रो तयारीले यस्ता कार्यलाई सही बाटोमा डोर्याउन सहयोग पुग्दछ ।
यस्ता साना कार्यमा सुधार कसले गर्ने त ? बैठक जो जससँग सम्बन्धित छ, ती सबैले यस्ता कुरामा ध्यान पुर्याउनुपर्छ । आयोजकले पनि पूर्ण तयारी गर्नुपर्छ । बैठकमा सहभागी हुनेले पनि पर्यटकको शैलीमा जाने होइन । तहाँ पुगेपछि बुझिहालिन्छ नि भनेर पनि हुदैन् । तयारी गरेर जानुपर्छ । सहभागीले पनि बैठकमा जानुपूर्व नै बैठकका एजेण्डा के के हुन् भनि सोधखोज गरेर त्यसमा तयारी गरेर जानुपर्छ । कम बोलेर आफ्ना कुरा राख्नमा अभ्यास गर्नुपर्छ । जबसम्म यस्ता संस्कारमा परिवर्तन ल्याउन सकिदैन, सुधार सम्भव छैन् । यस्ता कार्यमा संस्कार विकास गर्न सकेमा बैठकमा सुधार ल्याउन सकिन्छ ।
(डा. हरिप्रसाद लम्साल, सचिव नेपाल सरकार । निज हाल सुदूरपश्चिम प्रदेश सरकारसँग सम्वद्ध हुनुहुन्छ । यसमा व्यक्त विचार लेखकका निजी मत हुन् ।)
